Онлайн мастер-класс «Автоматизация процесса документооборота для преподавателей и мастеров производственного обучения ПОО»

Добрый день, уважаемые коллеги. Каждый человек, в какой бы сфере деятельности он не трудился, считает нормой, когда рабочее место, с его точки зрения находится в идеальном состоянии. Не исключением является и педагогическая работа, когда требуется привести в порядок массу документов, как входных, так и выходных. Хотелось, чтобы все электронные бумаги были сосредоточены в некотором едином информационном пространстве, где можно заранее подготовить напоминания о текущих и грядущих уроках и темах, провести аналитику работы школьников или студентов путем нажатия нескольких клавиш компьютера, видеть итоги своей педагогической нагрузки и многое другое, облегчающее существенным образом деятельность преподавателя. Надо сказать, что в настоящее время подобных разработок становится все больше и больше.

В моей педагогической деятельности используется такая мощная цифровая многофункциональная платформа, как ДНЕВНИК.РУ. В этой связи я завязал некоторые свои программные разработки на ДНЕВНИК.РУ, хотя их можно использовать и отдельно от него. Как мне представляется, это дало возможность «заточить» ДНЕВНИК.РУ под конкретного педагога, а также автоматизировать ряд рутинных процессов, отнимающих значительное время на их реализацию. За основу подобной разработки я взял средства Microsoft Office и назвал ее «приложение Курсовик». Как показала практика работы с данным приложением, при минимальных усилиях на начальном этапе, можно существенно облегчить свою дальнейшую повседневную работу в течение года. Давайте рассмотрим его поближе.

О б щ а я    к о н ц е п ц и я   п р и л о ж е н и я    "К У Р С О В И К"

Это приложение разработано для совместного использования с цифровой образовательной платформой "Дневник ру", либо возможно его отдельное использование.

Оно может быть полезно для более "тонкой" настройки "Дневник ру" к конкретному преподавателю. Иначе говоря, это приложение является интерфейсом, который можно определить как "Автоматизированный документооборот на рабочем месте преподавателя".

Приложение позволяет получать детальную информацию:

1. о темах уроков, которые были пройдены ранее; комментариях преподавателя к ним;
2. о группах, в которых проводятся занятия (по дням недели, времени начала и окончания занятий, аудитории и т.д.);
3. об оценках учеников и аналитике оценок;
4. о количестве отчитанных преподавателем часов и о том сколько часов остается отчитать, а также оперативно распечатать ведомости по зачетам и экзаменам.

Вся информация в приложении «Курсовик» обновляется по нажатию одной кнопки.

Требования к компьютеру и Microsoft Office:

Двухъядерный процессор, 1,6 ГГц или выше. 4 ГБ оперативной памяти для 64-битных; 2 ГБ оперативной памяти для 32-разрядных систем. 4.0 ГБ свободного места на диске. Разрешение экрана 1280 x 768 или выше. Windows 10, Windows Server 2019. Microsoft Оffice 2019.

С чего надо начать:

С подготовки исходных данных (они выделяются зеленым цветом палитры).

1. Из "Дневник ру" необходимо извлечь в формате Excel файлы журналов групп (либо сформировать вручную) и разместить их в папку "Дневник" настоящего приложения. Это надо делать периодически по мере того, как будет заполнятся журнал. Старые данные можно не удалять т.к. настоящее приложение само определит какой файл является последним по дате.

2. Сформировать таблицы на страницах "время и место занятий" и "группы с расшифровкой". В них необходимо заполнить соответствующие графы.

3. На странице "текущая нагрузка" систематически в процессе учебного года преподавателем заносится информация о группах, датах проведения занятий, темах уроков и количестве часов. Даются комментарии к урокам. Все это можно заполнять автоматически двойным кликом мышки по названию групп (данные выбираются со страницы "Из расписания по дням и времени" и папки "тематическое планирование" КУРСОВИКА). Детально об этом говорится в информационных закладках по тематическому планированию и поясняется ниже по тексту.

4. Из "Дневник ру" необходимо извлечь в формате Excel файлы тематических планов, которые можно редактировать, находясь в данном приложении. Их надо разместить в папку "тематическое планирование" КУРСОВИКА.

5. Нажать кнопку на вкладке "Данные" Microsoft Excel "Обновить все". В дальнейшем, при изменении исходной информации, этот пункт надо повторять заново.

Что в результате можно посмотреть:

После того как нажата кнопка Microsoft Excel "Обновить все" на станицах приложения отражаются следующие данные:

1. На странице "Группы по дням недели" представляются все группы (включая 1 семестр и разовые занятия в этот день, например, при формировании расписания), для которых ФАКТИЧЕСКИ проводились занятия в эти дни недели. Также, там представлено количество занятий по дням недели и число учеников в группах.

2. На странице "Из расписания по дням и времени" отражается та же информация, что и на предыдущей странице. Однако, здесь имеется жесткая привязка к окончательно сформированному расписанию, которое отражено на странице "время и место занятий". На этой странице можно обозначить группы, занятия которых проводятся через неделю. В дальнейшем, уже не надо будет вспоминать какая неделя имеет быть в настоящее время, и какая группа занимается в этот день. Все будет отражено автоматически. В пояснениях, представленных на странице, рассказывается, как этого добиться.

3. Страница "Выбор группы" дает возможность получить всю информацию по конкретной группе.  Все сиреневые вкладки работают также по данному срезу.  Для этого необходимо группу выбрать в окне среза.  Можно увидеть все даты занятий и пройденные темы для обозначенной группы. Оценить, что необходимо давать ученикам на следующем уроке.

4. Страница "Время и место занятий группы". Информация выбирается из расписания.

5. Страница "Оценки". Нажимая кнопку "Выбор группы" можно получить состав учеников и их оценки для выбранной группы по срезу. Нажав кнопку "Очистить поле" и задав в ячейке А2 название какой-либо другой группы получаем данные по ней. А если в ячейку В2 ввести ФИО ученика, то можно увидеть оценки конкретно по нему.

6. Страница "статистика оценок" отражает оценки учеников для выбранной в срезе группы. Также рассчитывается среднее значение по оценкам и дается представление этих данных в графическом виде. При нажатии на кнопку "Создание презентаций для групп" получаем презентацию в PowerPoint таблицы оценок учеников, ее графическое представление и график коэффициента посещаемости в группе. Меняя группы в срезе, при открытой презентации PowerPoint, можно получить альбом по успеваемости всех групп данного преподавателя.

7. Страница "общая нагрузка преподавателя" предоставляет возможность вести учет почасовой нагрузки для каждой из групп в срезе «год-месяц-день». Также ведется учет отчитанных и оставшихся часов по группам преподавателя.

8. Смысл тематического планирования в настоящем приложении заключается в том, что его многократно можно «клонировать» для того, чтобы подстраивать под сформированные темы для разных групп и курсов. Так, например, может быть, несколько тематических планов по курсу "Word" для разных групп, подготовка которых сильно различается. Или формируются тематические планы для студентов 1, 2, и т.д. курсов. В дальнейшем все данные автоматически переходят в планы подготовки преподавателя к занятиям.

9. Кнопка "Очистить исходные данные " готовит приложение «КУРСОВИК» к новому учебному году.

Данное приложение успешно используется мною в течении двух лет. Оно постоянно модернизируется и обновляется в соответствии с требованиями учебного процесса. При некоторых дополнительных усилиях с моей стороны его возможно использовать другими преподавателями.

Прогрммное приложение "Курсовик"